工作流自动化是使用预定义的业务规则来自动触发各种操作以完成活动的过程，例如批准文档或捕获签名。它可以使用具有拖放功能的低代码软件来实现。通过使用工作流软件，公司可以自动执行手动任务，以减少人为错误，消除瓶颈并提高生产力。
从在Microsoft Word文件中放置操作项到在PDF文件上请求电子签名，每个自动化工作流都有助于推动业务向前发展。随着劳动力变得更加分散，这些任务的自动化对于维护一致的“随时随地”访问是必不可少的。
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考虑以下工作流程:
其他工作流示例包括生成发票，在表单中捕获结构化数据，以及在新员工完成各种任务时向他们发送电子邮件。工作流自动化可以应用于广泛的用例，但它对于包含大量文档和应用程序的流程尤其有用——特别是当业务需要降低操作复杂性和安全风险时。
传统的小企业协作通常需要多个应用程序和文档存储库。通常通过电子邮件，手动协调所有这些工具之间的工作流是一项耗时、容易出错且重复的任务，对版本控制和项目截止日期都有实际风险。
相反，自动化软件将整个工作流程整合到一个工具中。所有文档都可以在同一个解决方案中自动安全地交换、审查、更新和批准，而无需手动发送庞大的电子邮件附件。建议和批准都会触发自动通知，并显示在一个方便的视图中。
工作流自动化可以扩展到任何设备或位置。同样的规则可以自动执行以文档为中心的任务，无论它发生在电话、PC或平板电脑上，还是在办公室内外。
小型企业和大企业都可以扩展业务，支持远程工作，并为员工提供更好的体验。业务工作流甚至可以为经常出差的个人定制，这样他们就可以在移动设备上捕获数据(如保险信息)，然后自动将其路由回记录系统。
获得文件的批准可能是件令人头疼的事，因为合作者会交换冗长的电子邮件，并提供相互矛盾的方向。工作流自动化确保这种脱节的过程不会阻碍协作:
与内部和外部涉众共享文档并不一定是一项有风险的手动任务。团队成员可以通过一个直观的解决方案来路由所有文档工作流，而不是与版本控制争吵，也不必担心人们会因为工作场所工具的复杂性而使用他们的个人电子邮件。
从人力资源文书工作到供应商合同的资产都很容易访问和管理，而且它们的内容可以在不同的系统之间自动共享。例如，人力资源部门可能会选择:
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工作流自动化的基本概念是直截了当的，但是自动化实际的工作流需要仔细的计划和适当的工具。合适的工作流管理软件将提供:
紧密的集成:为了为每个与文档相关的业务流程提供一站式服务，工作流自动化软件应该易于与其他工具集成。用于项目管理、远程访问、文件共享和商业智能的解决方案可以安全地连接到工作流自动化平台。这样的集成支持对文档的可靠访问，以及在所有文档中使用电子签名等特定特性的能力。
灵活的存储:现代内容协作需要大量的数据存储。随着越来越多的文档被工作流自动化工具共享和归档，组织将寻求将其关键工作流连接到云和/或本地存储。自动化软件可以将公司的文件连接到最佳可用的存储选项，这样他们就有足够的空间并最大限度地节省成本。
健壮的安全:工作流自动化必须高度安全，以保护内部和外部涉众之间经常交换的敏感信息。静态和传输中的加密，用于跟踪应用程序和文档访问的主动分析，以及与领先的数据丢失预防解决方案的集成，都有助于提高生产力的安全平台。
思杰通过多种解决方案支持工作流自动化，这些解决方案可以简化内容协作，同时提供简化和安全的文档访问:
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