想象一下,你的工作是监督工作场所中与技术有关的一切。有一天,一个电话打进来,改变了你的生活:你的整个组织——数千名员工——将在家工作。尽快。以下是伊利诺伊州是如何在几天内将他们的劳动力转移到完全远程的。
播客| 25米
2020年6月3日
S1: Ep3
执行概要
梅兰妮·格林(主持人):
这是1941年的英国。二战中最黑暗的日子。伦敦、贝尔法斯特、曼彻斯特和其他城市都遭到了无情的轰炸。英国迫切需要占据上风。因此,英国首相温斯顿·丘吉尔下令训练数百名间谍,收集有关德国人的情报。
温斯顿·丘吉尔:
在一代人的时间里,世界大战的灾难两次降临在我们身上。
梅兰妮·格林(主持人):
他给英国安全协调部部长威廉·史蒂文森爵士布置了一项任务,要他找到一个安全、偏僻的地方,建立一个绝密的间谍训练中心。但是在哪里?在英国吗?风险太大。史蒂文森将不得不寻找更远的地方,在德国轰炸机的打击范围之外。
梅兰妮·格林(主持人):
答案就在离英国数千英里之外,大洋彼岸的加拿大一个宁静的小村庄里,离多伦多大约一小时车程。就这样,1941年底,X营诞生了。作为一所最高机密的培训学校,它是二战期间英国、加拿大和美国情报官员的第一个官方基地。间谍和训练人员被转移到新的秘密远程工作地点。他们接受了密码破译、肉搏战以及如何使用炸药炸毁桥梁和铁路的培训。
梅兰妮·格林(主持人):
一群聪明的科学家秘密研究出了经典的间谍装置。伪装成普通手提箱的收音机,可以发射子弹的照相机,伪装成手杖的剑,藏着匕首的口红管。在这个偏远的地方,这些杰出的创新帮助间谍在敌后存活下来。另一项创新来自帕特·贝利(Pat Bailey),他是一名电气工程师,负责x营的通信工作。贝利改造了一种特殊设备,可以在纽约和英国之间发送无数的编码信息,以帮助他们在战争时期的合作。
梅兰妮·格林(主持人):
据估计,总共有多达2000人在距离英国伦敦情报总部数千英里的X营接受训练。这是一个远程工作场景,总部在数千英里之外下达命令。然而,X营的团队能够将他们的计划付诸行动,并将他们的间谍派往国外执行各自的任务。最终,远距离的力量同步帮助赢得了战争。几十年后的今天,它证明了你可以创建一个大规模的远程工作计划,可以产生惊人的和历史性的结果。
梅兰妮·格林(主持人):
我叫梅兰妮·格林。您正在收听的是思杰的原创播客Remote Works。幸运的是,我们没有处于战争状态,但我们不得不动员我们的劳动力来维持我们的企业和公司。风险很高,前景不可预测。
罗恩Guerrier:
一位拳击手曾经说过:“每个人都有一个计划,直到他们被打在嘴巴上。”我会说,大自然给了我们一拳。
梅兰妮·格林(主持人):
这是Ron Guerrier。他是伊利诺伊州的创新和技术部长。自然母亲给我们的一记重拳当然是大流行。这就是罗恩的感受,当他意识到他必须多快地做出反应,让整个州的工作人员离开办公室,在家工作。在大流行之前,伊利诺伊州的大多数一线州雇员都在政府办公室工作。在短短几天内,该州改变了策略,制定了一项计划,为2.5万名新的远程工作者提供支持。
罗恩Guerrier:
我最初的想法是,这将是一个挑战,因为在美国,在家工作并不是一种常态。
詹妮弗·雷克:
从全州的角度来看,我们的办公桌上有许多不同的设备,不同的年龄,它们可能运行不同的操作系统。所以这方面也有挑战。所以所有这些事情都同时发生了,还有大部分的国家工作人员,都想马上回家,这真的是很大的数量。这对我们来说是个巨大的挑战。
梅兰妮·格林(主持人):
这位是詹妮弗·里克,伊利诺斯州创新与技术部助理部长。她关注的是迅速转向数千人在家工作的操作方面。
詹妮弗·雷克:
我想说的是,我们的州,我认为很多州并不一定是流动劳动力。因此,我们审视了一下当前的工具,然后最终决定使用思杰的产品进行扩展,它真正允许我们利用虚拟桌面的功能,本质上是让员工能够在家里用自己的个人设备工作。
梅兰妮·格林(主持人):
如此巨大的规划转变意味着新的战略和对安全细节的大量关注。
罗恩Guerrier:
我们有安全性的原因之一是为了保护数据。所以负责数据的人,需要了解这个新结构是什么样子的。
梅兰妮·格林(主持人):
但对于罗恩和他的团队来说,将整个州政府转移到远程工作中,安全并不是最具挑战性的部分。真正的敌人在内部。
罗恩Guerrier:
更大的挑战是改变的心理,让人们习惯这种新的规范。这看起来像什么?那是什么感觉?我如何得到我的支持?屏幕看起来不一样。我以前有两个屏幕。现在我有一个。
詹妮弗·雷克:
因为他们真的是远程到他们的桌面,没有任何东西下载到他们的PC上,我们没有在我们的网络上添加额外的非托管设备,我们真的能够阻止用户复制、下载或打印到他们的家庭设备上。
梅兰妮·格林(主持人):
所以有很多技术细节。记住,这是政府。最重要的是,员工们必须养成新的在家工作的心态。
罗恩Guerrier:
你在家工作,还有很多其他因素。每个登录的人都有相同的wifi接入水平吗?或者他们有没有意识到,当他们在工作的时候,他们的儿子正在玩《堡垒之夜》这样的游戏,这可能会耗尽他们的带宽。
梅兰妮·格林(主持人):
这是一个挑战。员工打到服务台的电话增加了十倍。
罗恩Guerrier:
所以我们所做的就是创建一个drop in session。从早上8点到晚上7点,我们有一个开放的Webex,任何人都可以登录,在Webex上提问。我们回答了这些问题。
梅兰妮·格林(主持人):
那么,经理和技术支持团队从哪里开始支持远程员工呢?
罗恩Guerrier:
你必须给人们耐心,并真正理解他们必须对他们所处的环境更加负责。所以你可能得让小詹姆斯暂时离开网络。所以如果你有两个孩子在Zoom上,因为他们在做电子学习,你可能想要确定你做电子学习的时间,当你有你的整个家庭和整个生态系统时,他们和你的工作有点冲突。这些就是我们必须要做的事情。直到今天,我们还会发送提醒,在家工作的提醒。记得注销,记得让自己保持沉默。如果你不需要视频,不要耗尽系统,只需要音频。所以这只是在提醒我们,嘿,我们要一起经历这一切。这里有一些你可以从中学习的花絮,它们对你有极大的帮助。
梅兰妮·格林(主持人):
罗恩承认,重组数千名员工可能会付出代价。当你整天在线的时候,休息一下是很重要的。
罗恩Guerrier:
我有一个姐姐,她是芝加哥的心理学博士。她经营一家非营利机构。她曾在当地新闻上作为顾问谈论改变心理学,压力心理学以及如何克服这些心理。所以本质上我是在做她让我做的一些事情。休息一下,散散步,试着把事情安排好。
梅兰妮·格林(主持人):
当你让成千上万的员工远程工作时,对数字健康需求的认识尤为重要。詹妮弗和她的团队正在全力以赴地工作。
詹妮弗·雷克:
我们的团队肯定在工作,一周工作七天。我敢打赌,他们中有几个人可能一天工作20个小时。我不知道他们中的一些人是如何在很长一段时间内得到休息的,因为我们正在进行这项工作。因为,当然,在某种程度上,它还是新的,它对大多数使用它的用户来说是新的。然后它的规模是如此之大,这也增加了另一个挑战。所以,是的,我们的团队几乎昼夜不停地工作。
梅兰妮·格林(主持人):
这是在家工作的讽刺之一。对于一些经理来说,他们担心员工不会工作一整天,但对许多人来说,现实是工作日永远不会结束。
罗恩Guerrier:
现在是凌晨两点,我在上班。我需要约束自己,因为我知道作为一个领导者,如果我在凌晨2点给同事或团队中的某个人发了一条消息,就会传递出我希望他们在凌晨2点05分回复的错误信息,而这不是我想要的。所以我也必须非常清楚我在家工作的方式,可能会被模仿,或者可能会引起其他人的关注。所以我也很清楚这些事情。
梅兰妮·格林(主持人):
Ron也敏锐地意识到连接数千名在家工作的员工所面临的挑战。
罗恩Guerrier:
比如上周,每周的每一天,不同的领导都会有30分钟的问答,登录视频聊天,我们就会有问答比赛。然后他们发来了我的照片,不幸的是我还是DJ的时候。你能找出罗恩当DJ时最喜欢的歌是哪首吗?对吧?为了让每个人都有一种社区的感觉,而且还能看到彼此。
梅兰妮·格林(主持人):
Ron当DJ时的照片对鼓舞士气有很大帮助。事实上,视觉效果一直是保持人们联系策略的重要组成部分。一些员工不明白他们在家里做的事情与大局有什么关系。因此,Ron让他的团队每周发送信息图表,以显示工作量有多少,完成了多少。
罗恩Guerrier:
如果你没有和你旁边的同事通信,你就无法真正理解你的工作是如何为更大的组织做出贡献的。所以这些信息图表帮助每个人退后一步,说,嘿,这周我们做了,对吧。有一种自豪感和使命感,我们可能都在自己的泡沫里,但我们共同为伊利诺伊州做出贡献。我认为这是每个人都值得骄傲的事情。所以当我们回到办公室,最终我们可以回顾并说,记住我们在这段时间做了什么。
梅兰妮·格林(主持人):
所以现在,在他们大规模搬到家里办公的几个月后,罗恩和詹妮弗终于有时间喘口气,回顾一下他们所取得的成就。
詹妮弗·雷克:
我认为在某种程度上,它让我们在一些技术上有了飞跃,让用户和我们的一些客户,他们可能一直反对这样做的想法,我们可以真正有效地工作。我认为这表明它是非常有效的,让我们可以跳过可能需要一年时间才能推出这样的东西。
罗恩Guerrier:
我想说的是,我们可以在可预见的未来维持这种状态,如果持续超过6个月,我们要做的是,我们必须真正开始关注最终用户的计算,并确保我们拥有的临时设置,我们如何让它们更牢固一点?但我认为在可预见的未来,这项技术肯定会自我维持。事实证明,这是一种心理上的转变,不是短期的,而是短期的解决方案。我想我们已经准备好了。
梅兰妮·格林(主持人):
这是一个有效的解决方案。通过这场大流行,罗恩在个人层面上理解了他们大规模远程工作实验的重要性,以及它对伊利诺伊州人民的意义。
罗恩Guerrier:
我哥哥也住在这里。他在急诊室工作,每天都要穿个人防护装备。所以我知道,当我的首席数据官,例如,创建一个伊利诺伊州的可视化地图,并谈论哪里需要个人防护装备或呼吸机或诸如此类的东西时,我知道她所做的工作直接有助于我自己兄弟的健康。
Tammy Bjelland:
大家好,我是Tammy Bjelland,我是Workplaceless的创始人兼首席执行官。所以真正的组织来找我们,当他们意识到扩展远程工作政策的好处,然后想出或意识到他们需要想出下一步该做什么。
梅兰妮·格林(主持人):
公司接下来需要做的是关注远程工作环境中两个重要的人为因素:沟通和信任。
Tammy Bjelland:
首先要考虑的是你的组织中是否有信任的文化。沟通真的很关键,因为我们现在都感到非常脱节,我们不知道在商业层面上发生了什么,也不知道在社区层面上,在国家层面上,在国际层面上。从长远来看,我们建议大家走到一起,围绕沟通达成预期。因此,制定一个沟通章程,确保生产力和性能指标适用于远程环境。所以这些过程是非常耗时的。
梅兰妮·格林(主持人):
伊利诺斯州的Ron Guerrier发现,重要的是要认识到远程工作空间将不同于家庭办公室。
Tammy Bjelland:
然而,办公室通常是一个让人一起工作的地方,依靠传统的协作方式,或者绝对依赖实时沟通和协作。在远程工作中,你需要从根本上重新思考所有这些你一起工作的方式,因为你不能立即访问坐在你旁边的人。你没有在饮水机旁进行有机的交谈,或者你没有那种明显的暗示,让某人在开始工作之前和晚上一直坐在办公室里,让他们看到自己,这样他们就可以获得更多的机会。
梅兰妮·格林(主持人):
塔米指出,公司也应该考虑他们对转移到远程工作的员工的法律责任。
Tammy Bjelland:
你需要考虑在你的远程工作政策中列出了什么样的规定,以便在家里创造一个安全的工作空间。所以这是一个雇主不一定会立即想到的事情,但所有适用于你有办公室的法律仍然适用于你,当你的员工不在你的办公室时。所以你必须把他们的家和办公室看作是你业务的延伸。
梅兰妮·格林(主持人):
塔米对那些打算快速转向远程工作的人有什么建议吗?
Tammy Bjelland:
让我们假装这一切都还没有发生,我们即将再次经历这整个情况。一个组织应该创建一个基本应用程序的列表,人们应该能够在家里和笔记本电脑上使用这些软件,当然,为了使用这些技术。我建议在未来,即使这种情况不再发生,我也建议组织测试他们的远程工作政策,让每个人定期在家工作一定的时间,只是为了测试这些政策,那些程序,那些基础设施。
梅兰妮·格林(主持人):
伊利诺伊州有一个技术支持团队夜以继日地工作,使他们向远程工作的过渡成为可能。但是小型组织和企业呢?如果没有这种大规模的支持和技术,他们是怎么做的
红隼林德:
我是Kestrel Linder, GiveCampus的联合创始人兼首席执行官。givec校园是一个专门为非营利教育机构建立的筹款平台。因此,我们与全国各地的学院、大学和K-12学校合作,帮助他们筹集资金,以便他们能够提供尽可能高质量的教育,使教育既负担得起,又尽可能让学生能够接受。
梅兰妮·格林(主持人):
GiveCampus有34名员工。随着公司的建立和发展,公司每隔几个月就会搬迁一次。今年早些时候,他们在华盛顿特区的一个时髦社区找到了一个完美的工作场所。他们设计并规划了他们梦想中的办公室。他们把东西搬到了新的地方,我们都知道接下来发生了什么。大流行爆发了。
红隼林德:
办公室里还有很多箱子没有打开,墙上也没挂多少东西。所以这是一次虎头蛇尾的经历的缩影。
梅兰妮·格林(主持人):
红隼需要一个在家工作的计划。他确实有底线。大流行前给校园员工很多时间都在路上。展会、会议和在旧金山的第二间办公室。他们已经积累了一些他们需要的远程工作技术。扬声器、麦克风、电脑和摄像头来监控他们空荡荡的办公室。
红隼林德:
多年来,我们已经有了一些练习,练就了一些肌肉,可以在人们身处不同地点时进行有效沟通。这并不是说,突然之间每个人都在不同的地方,这不是一种适应。但是我们有了我们需要的技术,我们在整个团队中有了一些舒适的水平,能够沟通,并在同一个物理空间中继续高效地工作。所以我认为我们确实有一个很好的基础,能够适应这个新的环境,
梅兰妮·格林(主持人):
即使有了在公司工作的路上的经验,红隼认为自己是在一个陌生的新领域。
红隼林德:
不是只有两个人、四个人或六个人在路上。它有34个人,在34个不同的地点,34个不同的网络连接,34个不同的工作环境。所以,这当然是一种调整。
梅兰妮·格林(主持人):
Kestrel还决定从长远角度考虑转向远程工作。
红隼林德:
因此,我们认为,重要的是,人们要做出调整,而不是抱着明天、后天甚至下周的希望,他们将回到以前的日常工作中,往返于办公室和在办公室工作。我们希望人们能在家里安顿下来,因为我们从一开始就知道这将持续一段时间。
梅兰妮·格林(主持人):
与疫情期间的许多公司一样,GiveCampus利用视频会议和协作工具来重建办公室对话。他们甚至重建了一个在封锁发生后被取消的办公休闲场所。
红隼林德:
相反,我们试图尽可能多地重现,我们从那次静修中获得的同样的魔力。作为活动的一部分,在一个周五的下午,我们举办了一个欢乐时光/午餐,因为我们团队大约有五分之一的人在旧金山。所以这是他们的午餐时间,是东海岸人的欢乐时光。我们所做的是将整个公司的员工随机分成四到五人一组,一起享受欢乐时光或午餐。在一半的时候,也就是30分钟的时候,我们交换了,你被随机分到一个完全不同的四到五个人的小组。
梅兰妮·格林(主持人):
凯斯特尔表示,人际关系与远程工作的技术层面同样重要。他花了很多时间思考培养团队幸福感的最佳方法。
红隼林德:
如果这意味着请一天心理健康假,那也没关系。如果这意味着今天或本周的效率会降低,或者少做一些事情,那也没关系。我们团队的长期健康,无论是身体上的还是精神上的,都比任何人在一天、一周或一个月内完成的任何事情都重要得多。我们试图向每个人强调这一点,这样他们就会铭记在心。
梅兰妮·格林(主持人):
而红隼则期待着在他们华盛顿新公寓的走廊上打开那些盒子。他说,他和他的团队从远程工作的经验中学到了很多。这让他们聚在一起,变得更强大。
红隼林德:
我认为,至少,我们的企业将比这次更有准备,能够迅速调整其行为和经营做法,并对下一次大流行或类似大流行的开始做出反应。
梅兰妮·格林(主持人):
很有可能,在过去的几个月里,我们都在以不同的方式工作,也许是以我们从未想过的方式工作。无论我们是经营小公司还是为大公司工作,我们都比以往任何时候都更有准备去面对意想不到的挑战。我们的秘密武器可能不是发射子弹的相机,也不是藏在口红管里的匕首。但我们现在拥有的是快速扩大规模的能力,在飞行中解决问题,即使我们不在一起,我们也可以作为一个团队工作。这周就到这里。我是梅兰妮·格林。您正在收听的是思杰(Citrix)的原创播客Remote Works。下周请继续关注教育行业,以及学校如何让学生和员工都能远程工作和学习。网址是citrix.com/remoteworks。
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