什么是企业文件同步和共享(EFSS)?

EFSS (Enterprise file sync and sharing)是一种软件服务,允许用户与员工、合作伙伴或客户跨设备安全地共享和同步文件、文档、照片和视频。EFSS服务允许组织根据其安全性或遵从性需求使用本地存储或云存储。许多组织采用EFSS技术来防止员工使用基于消费者的文件共享应用程序,这是IT部门无法管理或控制的。

EFSS服务有时包括工作流功能,允许用户编辑文件、注释和跟踪文件版本。安全功能包括身份验证、数据加密和容器化。一些服务甚至允许IT设置细粒度访问策略,以控制允许谁访问什么。

企业文件同步和共享的好处

安全的文件共享

当公司不提供文件同步和共享服务时,经常发生的情况是员工使用他们熟悉的个人工具。IT部门无法控制数据的存储或共享方式,当发现数据被泄露时,可能为时已晚。当员工使用自己的工具与第三方共享文件时,风险会更大。

一个EFSS服务结合了个人文件共享服务的便利性和简单性与企业为导向的功能,以提高用户的生产力 - 以及提高其安全性,灵活性和控制。有些服务包括高级安全控制业务和合规规定,包括:

  • 本地或云存储选项
  • 粒度访问控制、安全认证协议和授权策略
  • 远程擦除,设备锁,密码保护,白色/黑色列表和数据到期策略
  • 实时跟踪和审核用户活动
  • 与企业目录服务集成,以简化身份验证和用户配置
  • 上传和下载限制,文件过期日期,以及基于网络位置的访问限制

任何地方访问

人们不再局限于单一的公司设备或办公地点来完成工作。如今,越来越多的移动员工希望能够从任何设备或地点,以消费者般的体验访问他们需要的东西。

EFSS服务支持移动工作样式允许用户在所有设备上同步文件,并轻松访问任何地方所需的内容。

数据丢失预防和灾难恢复

当数据通过EFSS服务集中存储和管理时,您的数据将得到更好的保护,防止数据泄漏,无论是来自网络安全攻击、设备丢失或被盗,还是员工错误。EFSS服务使数据的备份变得容易和安全。

记录工作流程和协作

更多的EFSS服务正在发展,包括工作流和内容协作功能,包括:

  • 文档管理确保内部和外部文件的安全交换,包括合同、提案、培训工具、入职文书、绩效评估、营销资料、销售演示和产品信息
  • 具有法律约束力电子签名
  • 自动通知以提醒用户审查和/或批准请求
  • 工作流自动化内置的合作创作、反馈和批准流程
  • 版本控制,因此员工可以跟踪多个数据源和设备的文档更改

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